Nedávny prieskum vo Veľkej Británii sumarizoval zlozvyky v pracovných emailoch. Ktoré dokážu poriadne liezť na nervy.
Ako píše portál Daily Mail, ktorý cituje z prieskumu spoločnosti Perkbox Insights, najčastejšie „prešľapy“ v emailovej komunikácii sú nasledovné:
Veľké písmená a výkričníky
Možno sa vám to nezdá, ale takto písaná komunikácia pôsobí dojmom, ako by ste na niekoho kričali alebo zvyšovali hlas. Nerobte to, ak nechcete kolegom ležať v žalúdku. Aj v prípade, ak niečo potrebujete, píšte svoju žiadosť jasne, ale s normálnymi písmenami a bez výkričníkov.
Smajlíky a používanie iných emotikonov
To, čo si môžete dovoliť v komunikácii na sociálnej sieti, v súkromných emailoch alebo v rozličných mobilných aplikáciách, určite nerobte v práci. Používanie smajlíkov či nebodaj emotikonov v podobe bozku na rozlúčku je vyslovene neprofesionálne a stavia vás to navyše do nie príliš pozitívneho svetla. Môžete pôsobiť detinsky.
Chyby
Dnes je síce bežné, že sa emaily píšu bez interpunkcie, ale to neznamená, že v nich môžu byť pravopisné chyby. Dajte pozor na ypsilony, ale tiež správny sled písmen. Nezabúdajte ani na pravidlá s malými a veľkými písmenami na začiatku niektorých slov. Hoci v písomnej komunikácii sa udiali za posledné roky isté zmeny, stále tiež pôsobí profesionálnejšie a slušnejšie, ak oslovujete zámenami s veľkým písmenom (Vám, Vy, Vašich).
Stručnosť a výstižnosť
Zbytočne dlhé emaily sú pre kolegov tiež otravné. Pokúste sa formulovať maily, pokiaľ to je možné, stručné, jasné a výstižné.
Pridávanie kolegov na kópiu
Ak si to vyžaduje napríklad schvaľovací proces, je v poriadku. Nepridávajte však do kópie ľudí (ani nadriadených), pri ktorých nie je priamy dôvod na to, aby v komunikácii prítomní boli. Pôsobí to ako spochybňovanie kompetencie či autority „hlavného“ adresáta. V prípade, ak nemáte s daným kolegom dobré skúsenosti ohľadom dodržiavania termínov či plnenia zadaní, o ktorých sa v emailoch diskutuje, skúste s ním tento problém vyriešiť najprv z očí do očí. Spoločnú komunikáciu si uschovajte, ak by bolo nutné pred nadriadeným dokazovať, že pochybenie sa neudialo na vašej strane.